In der Zeitarbeit gewinnt, wer schnell zurückmeldet — bei Bewerbern genauso wie bei Kundenanfragen. Der Engpass ist dabei selten die Entscheidung, sondern die Erfassung davor.
Zwischen Eingang und Einsatz liegen viele Schritte, die alle Erfassungsarbeit sind:
Bewerbungen aus allen Kanälen laufen an einer Stelle zusammen, der Lebenslauf wird ausgelesen, und die Rückmeldung geht am selben Tag raus. Pflichtkriterien werden abgeglichen, Stundenzettel ausgelesen und ablaufende Nachweise gemeldet. Die Auswahl der Menschen bleibt bei Menschen — dazu unten mehr.
Typische Automatisierungen bei Personaldienstleistern — der größte Sprung liegt meist zwischen Bewerbungseingang und erster Rückmeldung.
Aus Jobportalen, E-Mail und WhatsApp entsteht ein Eingang. Der Lebenslauf wird ausgelesen: Qualifikationen, Berufserfahrung, Verfügbarkeit, Führerschein. Nutzen: Der Bewerber steht im System, bevor ihn jemand angefasst hat — vollständig und durchsuchbar.
Eine Bestätigung mit den nächsten Schritten und einem Terminvorschlag geht sofort raus, statt am nächsten Werktag. Nutzen: Deutlich weniger Absprünge zum Wettbewerber, der schneller geantwortet hat.
Führerschein, Schichtbereitschaft, Sprachniveau und erforderliche Zertifikate werden gegen die Anforderung des Einsatzes geprüft; fehlt ein Pflichtkriterium, wird das markiert. Nutzen: Die Disposition sieht sofort, wo nachgefragt werden muss — ohne jeden Lebenslauf selbst zu lesen.
Foto oder PDF wird erkannt, Stunden, Zuschläge und Einsatzort extrahiert, Abweichungen zur Planung markiert. Nutzen: Die Abrechnung startet mit geprüften Zahlen, und Rückfragen beim Kunden sinken.
Ablaufdaten von Unterweisungen, arbeitsmedizinischen Untersuchungen und Zertifikaten werden erfasst und mit Vorlauf gemeldet. Nutzen: Kein Einsatz mehr mit abgelaufenem Nachweis — das ist nicht nur Organisation, sondern Haftung.
Liest Lebensläufe, Zertifikate und Stundenzettel aus.
Mehr erfahrenErfasst Bewerbungen und Kundenanfragen und sorgt für Rückmeldung am selben Tag.
Mehr erfahrenOffene Stellen, Bewerber im Prozess, Einsätze und Stunden auf einen Blick.
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Erfassen und prüfen ja, entscheiden nicht. Die Automatisierung liest den Lebenslauf aus und gleicht objektive Pflichtkriterien ab — etwa einen erforderlichen Führerschein oder ein Zertifikat. Sie bewertet keine Eignung und lehnt niemanden ab. Das ist wichtig, weil eine automatisierte Entscheidung über eine Bewerbung datenschutzrechtlich und nach dem AGG heikel ist: die Auswahl bleibt bei deinen Disponenten, nachvollziehbar dokumentiert.
Nach einer abgeschlossenen Absage nur begrenzt — üblich sind wenige Monate wegen möglicher Ansprüche. Wer länger im Talentpool bleiben soll, braucht dafür eine Einwilligung. Genau das lässt sich automatisieren: Einwilligung abfragen, Fristen überwachen, danach löschen. Zur rechtlichen Absicherung der konkreten Fristen gehört allerdings juristischer Rat, ich bin kein Anwalt.
Das hängt davon ab, was deine Version nach außen anbietet — und genau das schaue ich mir an, bevor ich dir ein Angebot mache, nicht danach. Gibt es eine Schnittstelle, wird angebunden. Gibt es keine, arbeiten wir mit dem, was das Programm kann: Export, Import-Ordner, E-Mail. Weniger elegant, funktioniert aber. Ersetzen würde ich deine Branchensoftware ohnehin nicht — sie steckt zu tief in Abrechnung und Verträgen. Die Automatisierung setzt davor und dahinter an, nicht mittendrin.
Die lassen sich lesen, aber nicht mit derselben Sicherheit wie ein PDF. Deshalb werden unsichere Werte markiert und dir zur Kontrolle vorgelegt, besonders bei Zuschlägen. Lieber eine kurze Prüfliste als eine falsche Abrechnung, die beim Kunden auffällt.
20 Minuten, kostenlos: wir schauen auf den Weg von der Bewerbung bis zum Einsatz und wo dabei Zeit und Kandidaten verloren gehen.