In der Verwaltung ist das Postfach der eigentliche Arbeitsplatz: Meldungen kommen unstrukturiert herein, und für jede folgt eine Kette aus Rückfragen, Aufträgen und Terminen. Diese Kette lässt sich weitgehend automatisieren.
Wer eine Hausverwaltung automatisieren will, fängt deshalb selten bei der Buchhaltung an, sondern beim Postfach. Die eigentliche Verwaltungsarbeit geht in der Koordination unter:
Die Meldung wird gleich vollständig aufgenommen — Objekt, Wohnung, Art des Schadens, Foto, Erreichbarkeit. Der Auftrag geht mit allen Angaben an die zuständige Firma, der Mieter wird bei jedem Schritt informiert, und Belege sowie Fristen werden ausgelesen statt abgetippt. Entscheidungen über Kosten und Vergabe bleiben bei dir.
Typische Automatisierungen in der Verwaltung — sinnvoll ist meistens, mit der Meldungsaufnahme anzufangen, weil davon alles Weitere abhängt.
Ein Formular oder Assistent fragt Objekt, Wohnung, Art des Schadens, Foto und Erreichbarkeit ab — bevor die Meldung bei dir landet. Nutzen: Die Rückfrage-Runde entfällt, und der Handwerker kann den Aufwand direkt einschätzen.
Der Auftrag geht an die für dieses Gewerk und Objekt zuständige Firma, mit allen Angaben und Fotos. Terminvorschläge gehen direkt an den Mieter. Nutzen: Du bist nicht mehr die Telefonzentrale zwischen zwei Parteien, die sich selbst einigen können.
Bei jedem Schritt — eingegangen, vergeben, Termin steht, erledigt — geht eine kurze Nachricht an den Mieter. Nutzen: Die „Was ist mit meiner Meldung?“-Anrufe hören auf, ohne dass du mehr kommunizierst.
Eingangsrechnungen werden erkannt und Kostenart, Objekt, Zeitraum und Betrag zugeordnet; unklare Fälle werden markiert. Nutzen: Die Abrechnung beginnt mit sortierten Daten statt mit einem Belegstapel im Dezember.
Wartungsintervalle, Kündigungsfristen und Versicherungslaufzeiten werden aus den Verträgen gezogen und mit Vorlauf terminiert. Nutzen: Keine Vertragsverlängerung mehr, die niemand wollte, und keine übersehene Wartung.
Steht eine Wohnung leer, kostet jeder Tag Geld — und ausgerechnet dann wird es im Postfach am vollsten. Auf ein Inserat kommen schnell dreistellig viele Anfragen, von denen die meisten nie zu einer Besichtigung führen. Der Aufwand entsteht nicht bei der Entscheidung, sondern davor.
Die Auswahl des Mieters bleibt dabei vollständig bei dir. Automatisiert wird die Vorarbeit — damit du am Ende drei vollständige Bewerbungen auf dem Tisch hast statt achtzig halbe. Wer auch die Vermarktungsseite abdeckt, findet die passenden Abläufe bei den Immobilienmaklern.
Liest Nebenkostenbelege, Handwerkerrechnungen und Vertragsfristen aus.
Mehr erfahrenVerbindet Meldung, Vergabe, Termin und Rückmeldung zu einer Kette.
Mehr erfahrenNimmt Mängelmeldungen strukturiert auf, auch am Wochenende.
Mehr erfahrenWelche Kette bei dir am meisten kostet, klärt die Prozess-Analyse. Alle Bereiche im Überblick, die Pakete bei den Preisen.
Nein, und das wäre auch der sicherste Weg, es scheitern zu lassen. Die Meldung läuft über einen Link, ein Formular auf deiner Seite oder über den Kanal, den der Mieter ohnehin nutzt — E-Mail oder WhatsApp. Wer anrufen will, ruft weiter an; diese Meldung wird dann von dir oder einem Assistenten erfasst.
Notfälle gehören nicht in eine automatische Warteschlange. Deshalb werden sie beim Erfassen erkannt und sofort eskaliert: direkte Benachrichtigung an dich und Anzeige der Notdienstnummer beim Mieter, statt einer Bestätigung mit Bearbeitungszeit. Die Automatisierung übernimmt den Regelfall, nicht den Ausnahmefall.
Bei klaren Rechnungen sehr zuverlässig, bei schlechten Scans und ungewöhnlichen Layouts nicht immer. Deshalb prüft das System Beträge gegen sich selbst und markiert alles, was unsicher ist, zur Kontrolle. Du bekommst eine kurze Prüfliste statt stillschweigend falscher Zahlen in der Abrechnung.
Ja, und das ist meist der bessere Weg. Ein Objekt als Pilot zeigt innerhalb weniger Wochen, ob die Meldungen sauber hereinkommen und die Mieter mitgehen. Erst danach lohnt es sich, den Rest des Bestands dazuzunehmen.
Ja, und dort ist der Hebel bei Leerstand oft größer. Automatisiert wird die Strecke von der Interessentenanfrage bis zum unterschriebenen Vertrag: Antwort, Selbstauskunft, Unterlagen, Terminvorschläge, Vertragsentwurf. Welcher Bewerber den Zuschlag bekommt, entscheidest weiterhin du — das ist keine Aufgabe für ein System.
Die Vorprüfung macht das System: Es erkennt, ob etwas fehlt, fordert es nach und liest Beträge aus. Die Bewertung machst du. Bei Einkommensnachweisen und SCHUFA-Auskünften geht es um sensible Daten, deshalb werden sie nur so lange gespeichert, wie das Verfahren läuft, und Bewerber, die eine Absage bekommen, werden anschließend gelöscht.
20 Minuten, kostenlos: wir nehmen eine typische Mängelmeldung von der Meldung bis zur Rechnung auseinander.