Im Handwerk passiert die Büroarbeit abends — nach acht Stunden auf der Baustelle. Genau deshalb lohnt sich Automatisierung hier besonders: sie nimmt dir nicht die Arbeit ab, für die du gelernt hast, sondern die, für die du keine Zeit hast.
Die Reihenfolge ist in fast jedem Betrieb dieselbe — und jeder Schritt kostet Abendstunden:
Die Anfrage wird vollständig aufgenommen, bevor du sie siehst. Aus ihr entsteht ein Angebotsentwurf, den du nur prüfst. Was auf der Baustelle ins Handy geht — Foto, Sprachnotiz, Maße — landet ausgelesen am Auftrag, und die Rechnung entsteht, sobald der Auftrag als erledigt markiert ist. Das Fachliche bleibt bei dir.
Typische Automatisierungen im Handwerksbetrieb — die meisten fangen bei den Belegen oder der Anfrageaufnahme an, weil das am schnellsten spürbar ist.
Ein Assistent oder Formular fragt Gewerk, Umfang, Adresse, Wunschtermin und Fotos ab, sobald die Anfrage hereinkommt. Nutzen: Du entscheidest abends anhand vollständiger Angaben, statt erst zwölf Mal nachzufragen.
Aus der Anfrage entsteht ein Angebotsentwurf mit den passenden Positionen und deinen Preisen. Nutzen: Du prüfst und schickst, statt jedes Angebot von der leeren Seite aus zu schreiben.
Sprachnotiz, Foto und Maße vom Handy werden ausgelesen und dem richtigen Auftrag zugeordnet. Nutzen: Das Abtippen am Abend entfällt, und nichts geht auf dem Weg vom Zettel ins System verloren.
Ein Foto vom Lieferschein oder Materialbeleg genügt; die Daten gehen an die Buchhaltung, das Original benannt in die Ablage. Nutzen: Der Schuhkarton entfällt, und die Steuerberatung fragt nicht mehr nach fehlenden Belegen.
Ist der Auftrag als erledigt markiert, entsteht die Rechnung aus den erfassten Positionen, Stunden und Materialien. Nutzen: Das Geld kommt Wochen früher herein — die häufigste Ursache für knappe Liquidität ist nicht der Umsatz, sondern der Rechnungszeitpunkt.
Einen Tag vor dem Termin geht automatisch eine Erinnerung an den Kunden, mit der Möglichkeit zu verschieben. Nutzen: Weniger Leerfahrten, und Absagen kommen rechtzeitig statt an der Haustür.
Verbindet Anfrage, Angebot, Auftrag und Rechnung zu einer Kette.
Mehr erfahrenLiest Lieferscheine, Materialbelege und Aufmaß-Notizen aus.
Mehr erfahrenNimmt Anfragen auf und fasst nach, während du auf der Baustelle bist.
Mehr erfahrenWo bei dir der größte Hebel liegt, klärt die Prozess-Analyse. Alle Bereiche im Überblick, die Pakete bei den Preisen.
Kleine Betriebe profitieren am meisten, weil die Büroarbeit dort an einer Person hängt. Wichtig ist, dass die Bedienung aufs Handy passt: fotografieren, kurz einsprechen, abhaken. Wenn eine Automatisierung einen Rechner am Schreibtisch voraussetzt, ist sie für einen Handwerksbetrieb falsch gebaut.
Oft ja, aber nicht immer direkt. Viele Programme bieten Export, Import-Ordner oder eine Schnittstelle. Wenn nichts davon vorhanden ist, bauen wir um das Programm herum, statt es zu ersetzen — zum Beispiel indem die Daten vorbereitet werden und nur der letzte Schritt von Hand passiert. Was bei dir geht, klären wir vorher.
Erfassen funktioniert trotzdem: Foto und Sprachnotiz liegen erst einmal auf dem Handy und werden übertragen, sobald wieder Netz da ist. Nichts hängt davon ab, dass du in dem Moment online bist.
Ja, und ich würde es empfehlen. Ein Ablauf genügt für den Start — meist die Belegerfassung oder die Anfrageaufnahme. Nach ein paar Wochen weißt du, ob der Aufwand sich trägt, bevor du mehr umbaust.
20 Minuten, kostenlos: wir gehen deinen Weg von der Anfrage bis zur Rechnung durch und suchen den Schritt, der am meisten Feierabend kostet.