Im Maklergeschäft entscheidet oft, wer zuerst antwortet — und wie viel Vorarbeit vor der Besichtigung schon erledigt ist. Genau diese beiden Stellen lassen sich abgeben.
Der Abschluss braucht Erfahrung. Alles davor ist meistens dieselbe Abfolge von Handgriffen:
Jede Anfrage landet unabhängig vom Kanal an einer Stelle, mit Objektbezug und Quelle. Die Unterlagen gehen sofort raus, die Selbstauskunft wird vor dem Termin eingeholt, und der Eigentümer bekommt seinen Überblick, ohne danach zu fragen. Das Gespräch und die Einschätzung bleiben bei dir.
Typische Automatisierungen im Maklerbüro — welche zuerst sinnvoll ist, hängt davon ab, wo bei dir die meisten Anfragen liegen bleiben.
Anfragen aus ImmoScout24, Immowelt und dem eigenen Formular laufen in eine Liste — mit Objektbezug, Quelle und Zeitpunkt. Nutzen: Keine Anfrage bleibt in einem Postfach liegen, das du an diesem Tag nicht geöffnet hast.
Auf eine Anfrage geht automatisch die passende Objektunterlage raus: Exposé, Grundriss, Energieausweis — abgestimmt auf das angefragte Objekt. Nutzen: Der Interessent hat die Unterlagen, bevor der Wettbewerb überhaupt geantwortet hat.
Der Interessent bekommt einen Link zur digitalen Selbstauskunft und lädt seine Nachweise hoch; erst danach wird der Termin bestätigt. Nutzen: Keine Besichtigung mehr mit Leuten, bei denen die Finanzierung gar nicht steht.
Freie Zeitfenster stehen zur Auswahl, Bestätigung und Erinnerung laufen automatisch, Absagen geben den Platz wieder frei. Nutzen: Sammelbesichtigungen füllen sich von allein, und es erscheinen weniger Leute nicht.
Wöchentlich geht an den Eigentümer eine kurze Übersicht: wie viele Anfragen, wie viele Besichtigungen, welche Rückmeldungen. Nutzen: Der wiederkehrende „Wie läuft's?“-Anruf erübrigt sich, und das Mandat fühlt sich betreut an.
Anfragen bündeln, sofort beantworten und nachfassen, bis eine Rückmeldung da ist.
Mehr erfahrenNimmt Objektfragen abends an und sammelt die Angaben, die du zur Einschätzung brauchst.
Mehr erfahrenLiest Selbstauskunft, Nachweise und Energieausweise aus, statt dass jemand sie abtippt.
Mehr erfahrenWenn du noch nicht weißt, welche Stelle bei dir am meisten kostet, ist die Prozess-Analyse der Einstieg. Alle Bereiche im Überblick, die Pakete bei den Preisen.
Das hängt davon ab, was sie nach außen anbietet. onOffice und Propstack haben Schnittstellen, mit denen sich Kontakte und Objekte anbinden lassen. Wo es keine Schnittstelle gibt, arbeiten wir mit dem, was die Software kann: E-Mail-Weiterleitung, CSV-Export oder Import-Ordner. Das ist weniger elegant, funktioniert aber. Was in deinem Fall geht, klären wir vor dem Angebot — nicht danach.
Für die Bearbeitung der Anfrage selbst ja, das ist der Zweck, zu dem der Interessent sie schickt. Beim Zeitpunkt lohnt Sorgfalt: Einkommensnachweise und Selbstauskunft gehören erst abgefragt, wenn konkretes Interesse an einem bestimmten Objekt besteht — nicht schon bei der ersten Frage nach dem Grundriss. Genau so bauen wir es ein. Details in der Datenschutzerklärung.
Automatisiert wird das, was ohnehin niemand persönlich macht: Unterlagen verschicken, Termine abstimmen, Nachweise einsammeln. Das Gespräch, die Einschätzung und die Verhandlung bleiben bei dir — und du gehst mit mehr Vorwissen hinein, weil die Angaben schon vorliegen.
Die Portale leiten Anfragen in der Regel auch per E-Mail weiter — über diesen Weg lassen sie sich erfassen. Der Chat im Portal selbst bleibt ein eigener Kanal; wenn du dort viel Aufkommen hast, schauen wir, ob sich der Aufwand einer Anbindung lohnt oder ob eine Weiterleitung genügt.
20 Minuten, kostenlos: wir gehen deinen Weg von der Portalanfrage bis zur Besichtigung durch und finden die Stelle, die am meisten Zeit kostet.