Arvio baut KI-gestützte Automatisierungen für wachsende Unternehmen — von der Lead-Bearbeitung bis zum Reporting. Aus Berlin, für Betriebe in ganz Deutschland: weniger manuelle Arbeit, mehr Zeit für das, was zählt.
Typische Aufgaben, die sich automatisieren lassen
Gebaut mit führenden KI- & Automatisierungs-Tools
Jede Automatisierung wird individuell für deine bestehenden Tools und Prozesse gebaut — kein Standard-Baukasten von der Stange.
In fast jedem Unternehmen fressen wiederkehrende Aufgaben täglich Zeit: Daten von A nach B kopieren, Anfragen manuell beantworten, Reports zusammensuchen. Ein großer Teil davon lässt sich automatisieren — zuverlässig, rund um die Uhr, ohne Copy-Paste.
Kein Overhead, kein Projekt-Ping-Pong. Du arbeitest direkt mit mir.
Wir schauen gemeinsam auf deine Abläufe und identifizieren die Aufgaben, die am meisten Zeit fressen — und sich am schnellsten automatisieren lassen. Klare Priorisierung nach Aufwand und Nutzen.
Mehr erfahren 02Kundensupport, Terminbuchung, Lead-Qualifizierung — trainierte KI-Assistenten, die auf deine Daten zugreifen und rund um die Uhr in deinem Ton antworten.
Mehr erfahren 03Deine Tools sprechen endlich miteinander. E-Mails, CRM, Rechnungen, Tabellen — automatisch verbunden mit Make, n8n und Zapier. Schluss mit Copy-Paste zwischen Systemen.
Mehr erfahren 04KI liest Rechnungen, Verträge und E-Mails aus, extrahiert die relevanten Daten und trägt sie ein — automatisch. Fehlerfrei und in Sekunden statt Stunden.
Mehr erfahren 05Anfragen werden automatisch erfasst, qualifiziert, in dein CRM gespielt und mit personalisierten Follow-ups versorgt. Kein Lead fällt mehr durchs Raster.
Mehr erfahren 06Automatisierte Berichte, die sich selbst aktualisieren. Deine wichtigsten Zahlen aus allen Quellen an einem Ort — täglich, wöchentlich oder in Echtzeit, ganz ohne manuelles Zusammensuchen.
Mehr erfahrenJede Branche hat ihre eigenen Zeitfresser. Hier siehst du, was sich in deiner konkret automatisieren lässt.
Interessentenanfragen aus ImmoScout24 und Co. automatisch qualifizieren, Exposés versenden und Besichtigungstermine koordinieren — ohne Nachtelefonieren.
Mehr erfahrenMängelmeldungen der Mieter strukturiert erfassen, Handwerker beauftragen und Nebenkostenbelege auslesen — statt Zettelwirtschaft im Postfach.
Mehr erfahrenAngebotsanfragen vollständig aufnehmen, Aufmaß-Notizen digitalisieren und Rechnungen direkt nach Auftragsabschluss rausschicken.
Mehr erfahrenBewerbungen vorsortieren, Lebensläufe auslesen, Einsatzplanung und Stundenzettel automatisch zusammenführen.
Mehr erfahrenLagerbestände im Blick behalten, die Inventur verkürzen und Nachbestellungen beim Lieferanten automatisch anstoßen.
Mehr erfahrenAm Beispiel einer eingehenden Kundenanfrage — im Hintergrund passiert alles von allein.
Eine neue E-Mail, ein Formular oder ein Upload trifft ein.
Sie liest den Inhalt, versteht ihn und ordnet ihn richtig zu.
Die Daten landen automatisch im CRM, in der Tabelle oder Rechnung.
Antwort raus, Termin gebucht oder du bekommst nur das Wichtige gemeldet.
Bei den meisten Agenturen landest du bei einem Junior und bekommst Black-Box-Systeme. Bei mir arbeitet der, der auch berät — an deinen Prozessen, direkt.
Ich bin Karim Chaabi, Gründer von Arvio und Informatik-Student an der TU Berlin. Neben dem Studium entwickle ich eigene Software- und Game-Projekte und habe mich auf KI-gestützte Automatisierung spezialisiert. Mein Ansatz: erst verstehen, wo in deinem Betrieb die Zeit verloren geht, dann genau das automatisieren, was sich wirklich lohnt.
— Karim Chaabi, Berlin
Kein monatelanger Beratungs-Marathon. Kein Papierkram, der nirgendwo hinführt.
Wir schauen gemeinsam auf deine Abläufe und finden die Stellen, an denen du am meisten Zeit verlierst. Du bekommst konkret aufgezeigt, was sich automatisieren lässt und was es bringt.
Du bekommst ein klares Konzept mit realistischen, messbaren Zielen — welche Automatisierung, welcher Aufwand, welche Zeitersparnis. Kein Versprechen, das nicht haltbar ist.
Ich baue, teste und integriere die Automatisierung in deine bestehenden Tools. Deine Mitarbeiter werden eingewiesen — alles läuft, bevor es scharf geschaltet wird.
Ich überwache die laufenden Systeme, optimiere sie und baue schrittweise weitere Prozesse aus. Wenn die erste Automatisierung läuft, holen wir gemeinsam den nächsten Zeitfresser.
In der kostenlosen Prozess-Analyse finden wir gemeinsam deinen größten Zeitfresser — unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.
KI erfasst neue Anfragen, qualifiziert sie und schlägt automatisch einen Termin vor
Relevante Daten werden automatisch extrahiert und ins richtige System übertragen
Häufige Anfragen werden sofort beantwortet — dein Team übernimmt nur die kniffligen Fälle
Neue Leads landen im CRM und erhalten automatisch passende, personalisierte Follow-ups
Illustrative Darstellung — keine realen Kundendaten.
Du arbeitest von Anfang bis Ende direkt mit mir — keine wechselnden Ansprechpartner, keine Weitergabe an eingearbeitete Junioren.
Ich erkläre jeden Schritt in verständlicher Sprache. Du weißt jederzeit, was automatisiert wird, wie es funktioniert und wo deine Daten liegen.
Wenn eine Automatisierung dir unterm Strich keine Zeit oder keinen Nutzen bringt, bauen wir sie nicht. Aufwand und Ergebnis müssen zusammenpassen.
Verschiebe die Regler und sieh, wie viel Zeit und Budget eine Automatisierung im Jahr freisetzt. Deine Zahlen, dein Ergebnis.
Unverbindliche Schätzung auf Basis deiner Eingaben — keine Zusicherung konkreter Ergebnisse.
Was eine Automatisierung kostet, hängt davon ab, wie viele Abläufe sie umfasst und welche Systeme daran hängen. Deshalb bekommst du eine Zahl erst, wenn ich deine Abläufe gesehen habe — dann aber eine feste.
20 Minuten, in denen wir gemeinsam auf deine Abläufe schauen und den größten Zeitfresser finden. Ohne Verkaufsdruck — und wenn sich Automatisierung bei dir nicht lohnt, sage ich dir das.
Sobald klar ist, worum es geht, bekommst du einen festen Preis für einen festen Umfang. Keine Abrechnung nach Aufwand, keine Überraschung auf der Rechnung.
Drei Monate Mindestlaufzeit, danach monatlich kündbar. Kein Jahresvertrag und keine Verlängerung, die du übersehen kannst.
Was dich im Erstgespräch erwartet, steht bei der Prozess-Analyse.
Nein. Ich baue die Automatisierungen um deine vorhandenen Systeme herum — ob HubSpot, Notion, Airtable, dein E-Mail-Postfach oder eine Branchensoftware. Das Ziel ist, dass deine Tools endlich miteinander sprechen, nicht dass du alles neu lernst.
Die Zusammenarbeit läuft grundsätzlich mindestens drei Monate — so viel Zeit brauchen Automatisierungen, um sich einzuspielen und ihren echten Nutzen zu zeigen. Danach ist sie monatlich kündbar. Zum Vertragsende werden die Workflows geordnet abgeschaltet, und du bekommst die vollständige Dokumentation deiner Prozesse — kein Chaos, keine offenen Enden.
Datenschutz hat Priorität. Ich arbeite DSGVO-konform, setze wo möglich auf europäische Anbieter und gebe keine Daten an Dritte weiter. Sensible Prozesse lassen sich auf Wunsch so aufsetzen, dass keine Kundendaten an externe KI-Modelle gehen.
Erste Automatisierungen sind je nach Umfang oft schon nach ein bis zwei Wochen live. Ab dem Moment, in dem der Workflow läuft, sparst du sofort Zeit — ohne Einarbeitungsphase, ohne Datensammeln im Hintergrund.
Am besten kenne ich die Abläufe bei Immobilienmaklern, Hausverwaltungen, Handwerksbetrieben, Personaldienstleistern und in der Gastronomie — für diese Bereiche gibt es eigene Seiten mit konkreten Beispielen. Automatisierung funktioniert aber überall dort, wo wiederkehrende Aufgaben anfallen. Auf die Betriebsgröße kommt es dabei weniger an als auf die Abläufe — vom Einzelbetrieb bis zum größeren Unternehmen mit mehreren Standorten. Wenn ich für deinen Fall nicht die richtige Wahl bin, sage ich dir das im Erstgespräch offen.
Buch dir direkt deine kostenlose 20-Minuten-Prozess-Analyse — wir schauen gemeinsam, wo du am meisten Zeit sparen kannst.
Der schnellste Weg
20 Minuten, in denen wir deinen größten Zeitfresser finden — Termin direkt im Kalender wählen.
Termin buchenNachricht erhalten.
Ich melde mich innerhalb eines Werktages bei dir.
Lieber per E-Mail? chaabi@arvio-systems.de — Arvio sitzt in Berlin und arbeitet remote für Betriebe in ganz Deutschland.