In der Gastronomie liegt der Hebel nicht im Service, sondern im Lager: Was da ist, was fehlt und was es kostet, weiß meistens niemand genau — und genau daran hängen Wareneinsatz und Marge.
Solange Bestände von Hand geführt werden, wiederholen sich dieselben Probleme:
Wareneingänge aus Lieferscheinen und Verbräuche aus den Verkaufszahlen schreiben den Bestand fort. Gezählt wird nur noch, wo Rechenbestand und Realität auseinandergehen. Unterschreitet ein Artikel den Mindestbestand, entsteht eine Bestellliste pro Lieferant — abschicken tust du sie. Preise pro Artikel werden mitgeführt, Erhöhungen fallen sofort auf.
Typische Automatisierungen in Gastronomie und Café — der Einstieg ist fast immer der Bestand, weil Bestellung und Kalkulation daran hängen.
Wareneingänge werden aus den Lieferscheinen übernommen, Verbräuche aus den Verkaufszahlen abgeleitet; der Bestand schreibt sich fort. Nutzen: Du weißt vor dem Bestellen, was tatsächlich im Haus ist — ohne in den Keller zu gehen.
Gezählt wird gezielt dort, wo Rechenbestand und Realität auseinanderlaufen; erfasst wird per Handy statt auf Papier. Nutzen: Aus einem Abend wird eine Stunde, und die Zahlen landen direkt in der Auswertung.
Unterschreitet ein Artikel den Mindestbestand, entsteht eine fertige Bestellliste je Lieferant — inklusive üblicher Bestellmenge. Nutzen: Keine Lücke in der Karte und keine Doppelbestellung, weil zwei Leute unabhängig geordert haben.
Eingangsrechnungen werden ausgelesen und der Preis je Artikel über die Zeit mitgeführt. Nutzen: Preiserhöhungen fallen beim nächsten Wareneingang auf, nicht erst im Jahresabschluss.
Rezepturen werden mit den aktuellen Einkaufspreisen verrechnet. Nutzen: Du siehst, welches Gericht sich trägt und welches nur die Karte füllt — Grundlage für jede Preisanpassung.
Ein Assistent nimmt Personenzahl, Datum, Anlass und Wünsche auf, bestätigt oder schlägt Alternativen vor. Nutzen: Abends geht keine Cateringanfrage verloren, während im Service niemand ans Telefon kann.
Liest Lieferscheine und Lieferantenrechnungen aus, inklusive Artikel und Preise.
Mehr erfahrenVerbindet Wareneingang, Bestand, Mindestmenge und Bestellliste.
Mehr erfahrenWareneinsatz, Bestände und Preisentwicklung an einem Ort.
Mehr erfahrenOb sich der Aufwand bei deiner Kartengröße trägt, klärt die Prozess-Analyse vorab. Alle Bereiche im Überblick, die Pakete bei den Preisen.
Es hilft sehr, ist aber keine Bedingung. Mit Verkaufszahlen aus der Kasse lässt sich der Verbrauch automatisch ableiten. Ohne diese Daten geht es auch, dann werden Verbräuche über Rezepturen und erfasste Verkäufe geschätzt — ungenauer, aber immer noch besser als der Blick in den Keller. Was in deinem Fall sinnvoll ist, hängt von der Kasse ab, die du hast.
Nicht perfekt, und das soll er auch nicht sein. Schwund, Bruch und Personalverzehr lassen sich nicht vollständig erfassen, deshalb gehört eine Stichprobenzählung dazu. Der Nutzen liegt nicht in der zweiten Stelle nach dem Komma, sondern darin, dass du vor der Bestellung überhaupt eine belastbare Größenordnung hast.
Standardmäßig nicht. Es erstellt die Bestellliste, du schaust drauf und schickst ab — bei schwankendem Geschäft ist eine Freigabe sinnvoller als ein Automat, der bei schlechtem Wetter zu viel Frischware ordert. Vollautomatischer Versand ist möglich, aber das sollte eine bewusste Entscheidung pro Artikel sein, nicht der Ausgangszustand.
Kommt auf die Artikelzahl und den Bestellrhythmus an. Bei einer Handvoll Positionen und einem Lieferanten ist der Aufwand kaum gerechtfertigt — da genügt eine gute Liste. Interessant wird es ab mehreren Lieferanten, Frischware mit kurzer Haltbarkeit oder wenn die Inventur regelmäßig einen Abend kostet. Wenn es sich bei dir nicht trägt, sage ich das im Erstgespräch.
20 Minuten, kostenlos: wir schauen auf Bestand, Inventur und Bestellung und ob sich eine Automatisierung bei deiner Kartengröße trägt.