Im Catering entscheidet selten das Menü darüber, wer den Auftrag bekommt, sondern wer zuerst ein belastbares Angebot schickt. Genau dieser Weg — Anfrage aufnehmen, Rückfragen klären, Preis rechnen — lässt sich weitgehend automatisieren.
Im Catering ist nicht die Küche der Engpass, sondern der Weg von der ersten Nachricht bis zum fertigen Angebot:
Jede Anfrage wird beim Eingang gelesen und in dieselbe Form gebracht — egal, über welchen Kanal sie kam. Fehlt etwas, wird es sofort nachgefragt, nicht am nächsten Werktag. Sobald die Angaben vollständig sind, entsteht aus deinen Bausteinen ein Angebotsentwurf, den du nur noch prüfst und freigibst. Was besonders ist — die große Hochzeit, das ungewöhnliche Budget, der heikle Termin —, landet weiterhin bei dir. Kundenanfragen automatisieren heißt hier nicht, dass eine Maschine Zusagen macht, sondern dass sie die Vorarbeit erledigt hat, wenn du draufschaust.
Typische Bausteine, wenn Betriebe ihr Catering automatisieren — sinnvoll ist meistens, mit der Erfassung anzufangen, weil alles Weitere darauf aufbaut.
Die KI liest Anfragen aus E-Mail, Formular und WhatsApp und zieht Datum, Anlass, Personenzahl, Ort, Menüwünsche, Unverträglichkeiten und Budget heraus — auch aus Fließtext. Nutzen: Jede Anfrage liegt in derselben Form vor, statt in sieben verschiedenen Schreibweisen über drei Postfächer verteilt.
Fehlt die Personenzahl, der Ort oder die Uhrzeit, geht sofort eine freundliche Rückfrage raus — mit genau den Punkten, die noch offen sind. Nutzen: Die Rückfrage passiert abends um zehn und nicht am übernächsten Werktag, und der Interessent hat schon eine Antwort von dir, bevor er beim Nächsten anfragt.
Aus deinen Menübausteinen, Preisen pro Person, Lieferkosten und Personalaufwand entsteht ein fertiger Angebotsentwurf. Freigegeben wird er von dir. Nutzen: Das Angebot steht in Minuten statt am Donnerstag — und rechnet jedes Mal gleich, auch wenn jemand anders es rausschickt.
Bleibt ein Angebot liegen, erinnert das System nach der vereinbarten Frist. Sagt der Kunde zu, geht die Auftragsbestätigung raus und der Termin wandert in Küchen- und Einsatzplanung. Nutzen: Kein Angebot verfällt still, und zwischen Zusage und Planung liegt kein Zettel mehr.
Rechnung auf Basis der tatsächlichen Mengen, kurze Rückfrage, ob alles gepasst hat, und — wenn die Antwort gut war — die Bitte um eine Bewertung. Nutzen: Die Nachbereitung passiert überhaupt, statt unterzugehen, sobald das nächste Event ansteht.
Am Beispiel einer Firmenfeier für 60 Personen — im Hintergrund passiert alles von allein.
Eine Mail kommt um 22:10: Firmenfeier, 60 Personen, Datum steht, Ort fehlt.
Der Ort wird nachgefragt, dann rechnet das System aus Bausteinen und Preisen ein Angebot.
Du gibst frei, das Angebot geht raus. Sagt der Kunde zu, folgt die Auftragsbestätigung.
Termin, Mengen und Einsatzkräfte stehen im Kalender, die Einkaufsliste entsteht daraus.
Catering automatisieren lohnt sich dort, wo sich dieselbe Art von Anfrage ständig wiederholt: Büro-Lunch, Seminarverpflegung, Kita- und Vereinsfeiern, Messestände. Viel Menge, wenig Besonderheiten, immer dieselben fünf Angaben. Genau diese Anfragen fressen im Alltag die meiste Zeit, obwohl an ihnen nichts zu entscheiden ist.
Bei der großen Hochzeit, beim Firmenjubiläum mit Verkostung oder bei allem, wo vorher jemand den Ort besichtigt, hört die Automatisierung auf. Dort gehört ein Gespräch hin, und es wäre ein schlechtes Geschäft, das wegzurationalisieren — an diesen Aufträgen verdienst du. Die Catering Automatisierung räumt den Rest weg, damit du für diese Fälle Zeit hast.
Zwei Dinge solltest du vorher wissen. Erstens: Zusagen, Rabatte und Terminbestätigungen bleiben bei dir. Ein System, das selbstständig Preise nachlässt oder Termine zusagt, baue ich nicht. Zweitens hängt die Qualität an deinen Unterlagen — wenn Preise im Kopf von zwei Leuten stehen und nirgends sonst, muss das erst einmal aufgeschrieben werden. Das ist Arbeit, die vor der Technik kommt.
Erfasst jede Anfrage, antwortet sofort und fasst bei offenen Angeboten nach.
Mehr erfahrenVerbindet Anfrage, Angebot, Bestätigung und Einsatzplanung zu einer Kette.
Mehr erfahrenNimmt Anfragen auf deiner Seite vollständig auf, auch spätabends.
Mehr erfahrenGeht es bei dir weniger um Anfragen als um Wareneinsatz und Inventur, steht das auf der Seite zur Gastronomie. Welche Kette bei dir am meisten kostet, klärt die Prozess-Analyse. Alle Bereiche im Überblick, die Pakete bei den Preisen.
Ja, und das ist fast immer der bessere Weg. Die Automatisierung setzt auf dem auf, was schon da ist: Postfach, Kontaktformular, Kalender und die Tabelle oder das Programm, in dem Menüs und Preise stehen. Ein Systemwechsel kostet Monate und löst das eigentliche Problem nicht — das liegt nicht in der Software, sondern in den Handgriffen dazwischen.
WhatsApp ja, über die WhatsApp Business Platform. Beim Telefon muss ich ehrlich sein: Ein Anruf lässt sich nicht zuverlässig in eine saubere Anfrage verwandeln, und ein Sprachassistent, der Personenzahlen falsch versteht, richtet mehr Schaden an als er spart. Üblich ist deshalb, dass am Telefon die Eckdaten aufgenommen werden — ab da läuft die Kette automatisch weiter.
Das hängt weniger an der Technik als an deinen Unterlagen. Liegen Menübausteine und Preise als Liste vor, ist die Erfassung von Anfragen schnell aufgesetzt. Die Angebotserstellung braucht länger, weil deine Kalkulation vorher einmal sauber beschrieben werden muss — welcher Aufschlag wann gilt, ab wann Lieferung berechnet wird, wie Personal gerechnet wird. Diese Arbeit nimmt dir niemand ab, aber sie ist einmalig.
Catering-Anfragen enthalten personenbezogene Daten und mit Allergien und Unverträglichkeiten teilweise sogar Gesundheitsangaben — da ist Sorgfalt angebracht. Für jeden eingesetzten Dienstleister wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, Daten werden nur so lange gespeichert, wie der Vorgang sie braucht, und wo es möglich ist, läuft die Verarbeitung in der EU. Was im Einzelnen passiert, steht in der Datenschutzerklärung.
Das hängt vom Umfang ab, und seriös lässt sich das vorher nicht pauschal sagen. Eine reine Anfragenerfassung ist deutlich kleiner als eine Kette, die bis zur Auftragsbestätigung und Einsatzplanung reicht. Im kostenlosen Erstgespräch legen wir den konkreten Umfang fest, danach bekommst du einen Festpreis — keine Abrechnung nach Aufwand.
20 Minuten, kostenlos: wir nehmen eine typische Catering-Anfrage von der Mail bis zur Auftragsbestätigung auseinander.